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취직을 위한 면접의 기회를 얻기 위해 기업 등 조직에 제출하는개인의 신상정보, 학력, 경력 등을 시간 순으로 요약 혹은 나열한 문서로 지원자의 첫 이미지를 만들어 주는 중요한 서류이다. 또한 이력서는 지원자에게는 홍보 도구이자, 기업에게는 적합한 인재를 가려내는 여과 장치다.
이력서의 목적은 자신의 능력을 다시한번 평가받을 수 있는 기회, 즉 면접의 기회를 얻는 것이다. 그러므로 이력서 작성에 있어 가장 염두에 두어야 하는 사항은 자신의 역량과 가치를 제대로 전달하고 면접의 기회를 얻을 수 있을 만한 자신의 장점을 제시하는 것이다.
이력서는 지나친 치장으로 튀기만 하는 이력서보다는 각 항목을 깔끔하게 정리해 한눈에 읽히는 이력서가 좋으며, 분량은 한 장 혹은 두 장 정도로 작성하며, 여백은 남겨두지 않는 것이 좋다. 지면상의 여백이나 채워지지 않은 칸은 미완성의 느낌을 주기 때문에 가능한 한 온전한 한 장을 만들어야 한다.
항목의 배열이나 줄 간격. 셀의 높이를 조절하면서 가능한 한 여백이 없도록 만들며, 글자의 크기는 10~11포인트로 작성하는 것이 적당하다.
나이
생일이 지났으면 우리 나이에서 한 살을 빼고, 지나지 않았다면 두 살을 뺀 뒤 기재한다.
학력
자신의 출신 학교나 전공 과목을 있는 그대로 기재한다. 수학기간을 정확히 계산한 뒤 기재하고 최종학력을 제일 위에 오도록 기재하며, 의무교육 기간인 초ㆍ중등 교육과정은 생략한다.(의무교육만 졸업한 경우 제외)
자격사항
취득기간과 자격증명, 발행처를 정확히 기입한다. 지원 직무와 관련도가 높은 전문 자격증의 경우 굵은 글씨로 처리해 상대가 쉽게 알아볼 수 있도록 한다.
경력사항
지원 직무와 관련된 학창시절 해외 연수, 인턴교육 등에 참가한 경험이 있다면 그 내용도 기재하는 것이 입사에 도움이 된다. 교육 및 연수사항을 기재할 때는 기간과 관련 내용, 교육 기관을 나누어 적어야 한다. 이때 교육 기관은 가능한 한 정확히 기재해야 신뢰를 준다.지원하는 분야에 도움이 되는 아르바이트 경력이 있다면 정확한 근무 기간과 담당 했던 업무를 간략히 기재 한다.
기타
특이한 경력이나 강조하고 싶은 부분이 있다면 굵은 글씨로 처리하거나 다른 색의 글자를 넣어 표시하는 것이 좋다. 여러 가지 색이나 디자인을 넣어 현란하게 작성하는 것은 오히려 산만하게 보일 수 있다.